Cómo Seleccionar una Instalación Para un Evento Empresarial

La selección de una instalación para un evento empresarial puede ser una pérdida de tiempo innecesaria y una tarea desagradable. Con tantas diferentes opciones que ofrecen, uno puede confundirse.


1. Planeación para la selección de la instalación

Cuando se selecciona una instalación de evento empresarial, la planificación es probable que sea en el centro del proceso de organización. Un plan detallado y un presupuesto pueden ayudar a garantizar que todo el mundo sabe exactamente lo que deben hacer, cuando deberían hacerlo, y cuánto cuesta. Su plan debe examinar las razones de la organización del evento y la forma en que el principal objetivo se logra de forma óptima. Es importante tener en cuenta el posible impacto de las empresas en caso de que la audiencia objetivo, y la mejor manera de comunicar cualquier información sobre el evento a los posibles huéspedes. Sepa qué son sus prioridades antes de empezar, hay una gran variación en el costo de la restauración, por ejemplo, así que es una buena idea para priorizar con antelación. La fecha del evento empresarial es también una consideración importante - tener cuidado de evitar las fiestas nacionales o religiosas y cualesquiera otras grandes eventos en la zona al mismo tiempo. Otro gran acontecimiento en una ubicación similar a la suya no sólo podría desviar la atención, también podría aumentar el precio de los muchos aspectos esenciales para el éxito de evento. Decida cómo va a informar a los posibles clientes de su caso y la forma en que responderá; diferentes soluciones pueden ser utilizados en función de la magnitud de su evento.

Puede ser una buena idea preguntar a sus invitados si tienen algún requisito especial de su servicio de evento. Personas de movilidad reducida podrán exigir rampas para sillas de ruedas para ser montados por ejemplo, los diabéticos y los invitados especiales podrán solicitar alimentos. Estos requisitos especiales podrían influir en su elección del lugar de celebración, así que es mejor aprender las necesidades de sus clientes con antelación. La planificación es el primer paso con éxito en el aprendizaje de cómo seleccionar una instalación para un evento corporativo.

2. Lugar del evento

La Elección del lugar de celebración es una parte vital de un evento corporativo. Las opciones pueden ser infinitas y cada evento tiene diferentes necesidades y un presupuesto diferente. Un organismo de reserva de alojamiento se podría utilizar para ayudar a elegir el evento y este podría ahorrar tiempo y dinero.

Para los más pequeños eventos corporativos, lugares apropiados podrían incluir salas de la iglesia, las pequeñas salas de conferencias del hotel y los edificios públicos. El Costo seguramente será un factor importante en la planificación de los eventos más pequeños y, por ser el lugar tiende a ser uno de los más grandes de los gastos de un evento, es importante elegir una ubicación adecuada de precio. Hay caso de las empresas más grandes instalaciones disponibles - espacios deportivos y grandes salas de conferencias son sólo algunos de los más tradicionales lugares de celebración de reuniones de negocios. Sin embargo, cada vez es más popular el uso de lugares interesantes y poco comunes para crear más interés en un evento. ¿Por qué no considerar la posibilidad de alquilar un yate o barco, por ejemplo? Estos lugares estarán disponibles sólo a los organizadores con un presupuesto relativamente alto, pero pueden ser de gran utilidad en la generación de interés, la publicidad y aumentar al máximo la asistencia a un evento corporativo.

La ubicación de un lugar es vital para asegurar que los asistentes sean capaces y estén dispuestos a viajar a su evento. Conexiones de transporte son importantes; considerar cómo obtener los asistentes a su evento y, a continuación, asegurar que su lugar está bien enlazado con este método de transporte. Si su caso será atendido por la gente de local, nacional e internacional, es así que vale la pena considerar escenarios que se han buena autopista, ferrocarril, y las conexiones aéreas.

3. Hoteles

Si los asistentes viajan largas distancias para llegar a su evento luego de hotel deben tener en cuenta las instalaciones de su empresa de elección. Para algunos eventos, alojamiento en un hotel podría ser incluido - esta es una opción popular para conferencias de negocios, ya que alentará a los delegados a participar en la reunión. Si usted elige el alojamiento en hoteles, trate de elegir un hotel que se encuentra cerca de su evento como su lugar de celebración el asistente no podrán tener sus propios medios de transporte y pueden ser reacios a pagar por los taxis o coches de alquiler. La calidad del hotel no superará el valor del evento, como debe hacerse hincapié en el contenido de su evento, y no la calidad de cualquier hotel de alojamiento. Si usted está reservando habitaciones para un gran número de huéspedes, y luego tratar de negociar un descuento con la administración del hotel. Si lo desea, puede proporcionar a los huéspedes con una lista de locales de hoteles, ayudándoles a elegir algún lugar para permanecer.

4. Eventos al aire libre

Los eventos al aire libre puede ser muy exitoso y puede parecer más atractiva que la tradicional evento empresarial opciones de instalación. Sin embargo, la organización de un evento al aire libre presenta algunos retos únicos. Si su caso es grande, entonces se corre el riesgo de puerta, y esto podría aumentar sus costos y han potenciado riesgos de seguridad para su evento.

Asegúrese de que la ubicación que usted haya elegido para su evento al aire libre tiene las instalaciones pertinentes, incluidas los cercanos baños, vestuarios, aparcamiento y podría ayudar a que su evento sea un éxito. Por caso, las instalaciones de las empresas más grandes, es aconsejable emplear al personal de seguridad como se ha mencionado anteriormente. Esto puede garantizar que algunos de ellos no son huéspedes se quedan fuera.

Cuando se selecciona una instalación de evento empresarial, tal vez sea prudente revisar toda la información meteorológica en el período previo a cualquier evento al aire libre. Estos están disponibles de forma gratuita en Internet de hasta diez días antes de su evento, y que le pueden dar aviso anticipado de cualquier acontecimiento potencialmente-arruinando las condiciones meteorológicas. Podría ser un valor de la formación de un "Plan B" opción en caso de que el clima hace un turno, el transporte y otros tipos de lugares deberían buscarse. Disponibles en una variedad de tamaños para adaptarse a la mayoría de los acontecimientos, una gran carpa ofrece una solución para todas las condiciones meteorológicas fuera de los acontecimientos y evita cualquier preocupación acerca de las condiciones de lluvia.

5. Contratación de Personal

Para una mayor facilidad de evento empresarial, la contratación de personal podría ser la mejor opción para la gestión de la administración de su evento. Algunos lugares incluirá a su propio personal que pueden ayudar en la barra y servicio de las necesidades, y en algunos lugares no se incluirá a todos los funcionarios, así que asegúrese de averiguar exactamente lo que se incluye la hora de considerar cómo seleccionar un evento corporativo. Dotación de personal de agencias pueden proporcionar personal capacitado para lugares que no vienen con el personal. Un personal en el bar es una necesidad si va a proporcionar alimentos y bebidas a sus invitados - a pesar de un buffet podría ser una buena forma de reducir los costos. Usted debe considerar el nivel de formación que desee su hospitalidad personal de celebrar, por ejemplo, la plata servicio de camareros capacitados podría añadir un toque especial, al igual que la barra de personal con formación en la mezcla de cóctel.

Entretenimiento personal puede también ser una elección difícil, y el entretenimiento, obviamente varían según los eventos. Asegúrese de que hay suficientes miembros del personal a la mano, para comprobar los invitados a la entrada de la instalación del evento de las empresas; a menudo hay llegadas tarde y tenga una lista de los que se puede llegar todavía a la ayuda de cualquier decisión de retrasar el evento. Personal También se debe a la mano para eliminar los residuos del lugar antes, después y durante el evento. Para los grandes eventos, es posible que desee contratar a los profesionales médicos en caso de cualquier problema. Puede ser posible para contratar personal de Ambulancias de beneficencia por una pequeña cuota, y esto daría la tranquilidad de saber que cualquier médico incidentes podían tratarse rápidamente.

6. Suministro de comida

El suministro de comida puede ser incluido con algunas opciones de instalación de evento corporativo. Si los huéspedes viajan largas distancias para asistir a un evento, que será más que probable esperar a la llegada de alimentos. Si el evento dura más de un par de horas, incluso más alimentos pueden ser necesarios. Las opciones asociadas a la restauración soluciones son infinitas y cada evento demanda un nivel diferente de la restauración. Catering empresas podrán prestar su evento con pre-preparado bocadillos fríos y calientes, que podría ser o bien servido por los camareros a los clientes, o sentado en una mesa de buffet. Las empresas generalmente ofrecen diversos paquetes, cada uno de ellos cuesta una cantidad distinta por huésped y que ofrecen diferentes tipos de alimentos. Puede ser una buena idea para ofrecer un refrigerio a la llegada en su lugar de reunión, dando a la gente la oportunidad de mezclarse y proporcionar el tan necesario momento de la relajación de los huéspedes que han viajado largas distancias.

7. En Caso de un Evento Farmacéutico

La Selección de un lugar para un evento de las empresas farmacéuticas para conferencias tiene ciertas consecuencias jurídicas. Los Eventos Farmacéuticos están sujetos a revisión de la Asociación de la Industria Farmacéutica Británica (ABPI), Por esta razón, es importante examinar cuidadosamente y cualquier plan de conferencias o reuniones en esta industria.

El Código de Práctica de la ABPI se describen las reglas que las compañías farmacéuticas deben atenerse a, y la cláusula 19 establece que los farmacéuticos no debe eventos abiertamente suntuoso y extravagante. Hospitalidad en estos eventos, por lo que debe reducirse al mínimo y no superan el contenido científico de estos eventos. Hoteles y lugares de entretenimiento no debe ser orientada y la razón principal de los delegados podrán asistir a los contenidos educativos de la reunión. Obviamente, la hospitalidad que se espera y si los delegados están viajando largas distancias para asistir a un evento, entonces la restauración sería probablemente siempre. Lo principal es recordar que el nivel de hospitalidad debe coincidir con el contenido y la duración del evento.

8. Agencias

Hay caso de los organismos de gestión de reservas de alojamiento y de los organismos que pueden ayudar en la selección de la instalación de un evento corporativo. Estos organismos pueden cobrar una cuota por sus servicios, pero uno puede ser la contratación de un instrumento de enorme utilidad. La mayoría de los organismos será en una única posición de negociación con los proveedores y ellos tienen la experiencia para manejar una variedad de situaciones, y hacer frente a cualquier problema que pueda ocurrir. Una agencia puede tener una fuente adecuada y darle una lista de las más viables, una buena negociación de precios se refieren a tu lugar elegido. Del mismo modo, el organismo puede encontrar locales adecuados y reserva el alojamiento necesario habitaciones. Algunos organismos proporcionarán un representante que pueda estar a la mano el día de su evento para hacer frente a los problemas a medida que surgen.

Puede ser una buena idea para cualquier agencia de investigación y de leer la letra pequeña antes de firmar. Algunos organismos tienen más experiencia que otros y algunos pueden ocuparse específicamente de su tipo de evento. Un ejemplo de esto podría ser un planificador de la boda, que será mucho más adecuado para la organización de una boda que un organismo de gestión de eventos en general.

9. Decoración

El entretenimiento y la decoración puede ser el aspecto de recordar en su evento empresarial. En un mundo donde la mayoría de las personas se utilizan para salir a cenar y asistir a las funciones, la decoración y el entretenimiento pueden ayudar a hacer que su evento se destaque contra el resto. Esto, evidentemente, tiene que ser discutido con el lugar y los propietarios tendrían que ser limpiado inmediatamente después de haber finalizado el evento, que puede ser una cara y lenta tarea. Algunos organismos pueden proporcionar las decoraciones y las que entran y eliminarlos para un precio fijo. Condecoraciones podría incluir pancartas, flores, globos y mucho más en función de la naturaleza del evento. Tenga cuidado de no exagerar la decoración, ya que a menudo puede ser una distracción de la verdadera naturaleza del acontecimiento.

Decoración podría incluir la orientación a los clientes de la ubicación de su principal evento. Por ejemplo, los signos ubican alrededor del lugar y los alrededores informan a los invitados a la zona de aparcamiento y la ubicación de puestos de control en la zona sería muy útil. También podría considerar la posibilidad de crear un escenario para su entretenimiento, en caso de que no se presenta en el escenario elegido su lugar de celebración. Asegúrese de que la decoración se hace con mucha antelación, lo que permite que las otras áreas de su evento que se va a crear no tengan interferencias.
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