La Comunicación Eficaz

Nacimos para vivir en covivencia con otros, es por eso que nace la comunicación. La comunicación es la forma en que expresamos lo que sentimos, queremos, etc. De igual manera sucede con las empresas, la comunicación es el pilar de toda empresa...

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De: Abel Sanchez Rodriguez

La comunicación nace desde el mismo surgimiento de la vida. El deseo de supervivencia de la especie humana ante la agresividad del medio trajo consigo la necesidad de agruparse para conseguir objetivos que individualmente eran imposibles de alcanzar, tal es el caso de la alimentación y la lucha por la vida.

Para lograr este agrupamiento y la manutención del mismo se hizo imprescindible transmitirse las ideas entre ellos y llegar a un consenso, es decir comunicarse.

Por supuesto que al inicio esta comunicación era muy rudimentaria, al igual que las vidas de los primeros pobladores humanos. Estos transmitían sus mensajes mediante señas, gritos y gestos. Así de esta forma lograron crear comunidades, lograron cazar enormes animales trazando planes y estrategias, lograron sobrevivir siendo sin embargo una de las especies menos protegidas de forma natural. Esta maravillosa adaptación al medio hostil se debe en gran medida a que la comunicación fue eficaz o sencillamente cumplió su objetivo.

En aras de mejorar el proceso comunicativo se inventó el idioma, sin dejar de usar las señas y los gestos, complementos que ayudaron y ayudan a la mejor comprensión de los mensajes que se quieren transmitir y que en ocasiones son la única vía de comunicación.

Sin embargo estos mismos gestos y señas que ayudaron a mejorar el entendimiento entre los hombres son los que en ocasiones entorpecen el resultado deseado de una conversación.

Muchos científicos, filósofos y entendidos del tema han tratado de representar gráficamente el proceso de la comunicación entre humanos. De forma general la mayoría coincide en que el proceso de comunicación se manifiesta de la siguiente manera:

• Emisor: Persona que emite el mensaje
• Receptor: Persona que recibe el mensaje
• Canal de Transmisión: Vía por la que se transmite el mensaje
• Mensaje codificado: Texto que se quiere hacer llegar al receptor
• Retroalimentación: Confirmación de que el mensaje fue recibido correctamente
• Ruidos, Distorsiones e interferencias: Interrupciones al proceso de comunicación
• Internos: Factores Psicológicos, estados de ánimo, etc
• Externos: Dificultades en el canal de transmisión, problemas técnicos, de idioma, de cultura

En el proceso de comunicación el emisor decide el mensaje a emitir, el canal y la codificación que se va a usar. Sin embargo el emisor es quien debe ocuparse de que la retroalimentación, que es un mensaje en sí, llegue lo más clara posible ya que esta es la vía necesaria para conocer si el mensaje se recibió con claridad, de lo contrario la retroalimentación llegará en el momento en que el receptor incumpla o no realice la tarea indicada en el cuerpo del mensaje de la forma esperada por el emisor por el solo hecho de una mala comunicación o interpretación del mensaje.

La mayoría de los componentes del proceso de comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones, y por tanto, inciden sobre la meta de comunicarse perfectamente. Las distorsiones de-penden fundamentalmente del estado psicológico del emisor y el receptor, del canal usado y del tipo de codificación.

Por ejemplo si el canal y la codificación usados son el lenguaje oral mediante la comunicación cara a cara entonces el éxito del mensaje depende en gran medida de la forma en que se maneje la expresión facial del emisor, el tono de su voz, etc. y a su ves estas dependen en gran medida del estado psicológico del emisor.

Si usted quiere hacer llegar a un grupo de individuos la necesidad de acometer una tarea de inmediato ya que el destino de la Empresa depende de la realización de esta tarea y se lo transmite al receptor en un tono de voz y con una expresión facial o corporal que no muestren la urgencia y la gravedad del asunto entonces el receptor podrá deducir que la palabra inmediato significa un tiempo más prolongado del que usted trató de transmitir.

Recuerde que para un viajero la palabra “pronto” puede significar minutos sin embargo esa misma palabra para un científico pueden significar años, quiere decir que el lenguaje usado debe ser claro y conciso. Como se puede apreciar es necesario que en el proceso de comunicación se conjuguen todos los factores que puedan evitar distorsiones y ruidos.

Es por ello que muchos directivos han tomado como canal fundamental y como vía más fiable el lenguaje escrito ya que en este no intervienen las expresiones corporales ni la influencia del tono del lenguaje oral por lo que disminuyen los riesgos de estas interferencias, aunque el escrito también tiene sus riesgos.

En nuestros días, en el proceso de comunicación, se le brinda enorme importancia a la retroalimentación ya que esta es la única forma de conocer y corregir las desviaciones que pueda sufrir el mensaje desde su salida del emisor hasta su llegada al receptor, infortunadamente esta retroalimentación, al igual que el mensaje original, es propensa a las interferencias y los ruidos por las mismas causas e incluso, como es una respuesta ante un mensaje ya emitido, casi siempre existen más riesgos de que la influencia psicológica interfiera en el flujo. Por lo que el proceso de comunicación se convierte en un ciclo donde el emisor y el receptor intercambian de roles constantemente.
¿Cómo lograr una comunicación más fluida y eficaz? La tarea no es sencilla.

Primero organice bien los objetivos que desea lograr mediante la comunicación.

Segundo trace la estrategia para que la comunicación llegue con la menor distorsión posible teniendo en cuenta que canales va a utilizar y qué tipo de codificación. Estos dos elementos dependen en gran medida de las características del receptor y de las suyas propias.

Cuando los programadores están confeccionando un Software simplemente se están comunicando con el hardware de la computadora, ¿pero cómo lo hacen? Sencillo, simplemente le “hablan” en un lenguaje que la PC entiende, no le gritan, no le ponen cara de pocos amigos, no le gesticulan porque sencillamente saben que con estas reacciones no van a conseguir su objetivo.

¡Por qué no hacer lo mismo con las personas!

Por ejemplo si usted tiene que transmitir un mensaje a una persona con problemas auditivos y usted no conoce del lenguaje de señas o no lo domina a la perfección la mejor vía para transmitir el mensaje puede ser la escritura.

Ahora bien, si usted va a comunicarse con un extranjero, que incluso habla su mismo idioma, entonces debe abstenerse de utilizar en la comunicación palabras propias de su región y que puedan mal interpretarse porque posean otro significado en la de él.
De manera que cuando se intenta establecer una comunicación eficaz se debe tener una información amplia de las características del receptor para no crear desde el inicio las interferencias que distorsionan el proceso.

Luego que el proceso de planificación está concluido, es decir que ya se han seleccionado los objetivos, los canales y la codificación entonces se procede al comienzo del proceso de la comunicación evitando improvisaciones innecesarias. Una vez concluida la emisión del mensaje se debe solicitar al receptor, si este no lo hace de forma espontánea, una confirmación de lo que se recibió en el mensaje comprobando así que no han habido tergiversaciones en el proceso de comunicación.

Esta parte del proceso es sumamente importante porque es la mejor forma de comprobar si la comunicación fue efectiva.

Ejemplos de comunicación inefectivas o incompletas se ven a diario, todos somos víctimas o victimarios de estas. Nos estamos refiriendo a los rumores.

Desde hace muchos años se habló de una teoría simple pero no por ello se le debe restar importancia, es la teoría del rumor.

¿Cómo es que funciona la teoría del rumor?

Usted transmite un mensaje el cual no ha sido confirmado debidamente, este mensaje sufre todas las interferencias y desviaciones que normalmente están presentes en el proceso de comunicación, el receptor se apropia de un mensaje que lleva distorsiones y lo transmite de esa forma, el otro receptor capta el mensaje con las desviaciones iníciales y con las que se suman en su propio proceso y así sucesivamente. Cuando llega el mensaje al final de la cadena este no tiene nada que ver con el mensaje original.

Debido a que la comunicación es un proceso cotidiano se va violando poco a poco todas las fases de la planificación llegando a tener en variadas ocasiones procesos comunicativos incompletos o indeseados de los cuales no nos percatamos hasta el momento de un error costoso. Por esta razón el proceso de comunicación se va volviendo de cierta forma automático y es en este automatismo donde se cometen los errores que llevan a una comunicación indeseada.

Estudiosos del tema han investigado y creado técnicas eficaces que favorecen la comunicación y que ayudan en gran medida a la obtención de los objetivos de este proceso, sin embargo estas técnicas pueden convertirse en barreras si no se emplean del modo correcto.

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