La Mejor Oficina Para Tu Empresa

¡Excelente! Ya has iniciado tu negocio y todo parece ir de maravilla. Es quizás momento de considerar conseguir una mejor oficina sin quebrar tus finanzas. Descubre aquí la manera de obtener máximas instalaciones con un mínimo presupuesto...

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Es un hecho: desafortunadamente en la mayoría de los casos cuando inicias un negocio tienes poco dinero en el bolsillo; así que el rentar, acondicionar y amueblar una oficina implica sacar de balance tu capital desde el principio. De cualquier forma, necesitas una alternativa, pues no quieres seguir operando desde la sala de tu casa.

“¿Mi oficina? Sí quisiera, pero… ¡es muy cara!”
¿Sabías que es común dejar hasta el último lugar el tema de tener una oficina? Es posible que digas que “no necesitas recibir clientes en tus oficinas”, y que “no quieres comprometerte a contratos de plazos largos”. Sin embargo, también es importante considerar que es deseable trabajar sin distracciones, en donde tu personal tenga un lugar cómodo donde llevar a cabo sus funciones e incluso que cuente con transporte público accesible para llegar a la empresa.

Generalmente, los empresarios que apenas comienzan se enfrentan a este tipo de predicamentos, aún cuando muchas veces ya tienen solucionados todos los demás aspectos. En muchos casos ya tienen claro todo lo relativo al producto, los sistemas, las ventas, el alta en Hacienda y muchos otros detalles, pero no cuentan con el espacio ideal para realizar su actividad.

Es impresionante la cantidad de casos en los que quienes tienen la intención de impulsar su propio negocio, desisten de hacerlo por este asunto de las oficinas, lo que nos da un aviso de que el tema es de gran importancia.

Al pensar en una oficina, imaginamos pisos y muros en buen estado, iluminación adecuada y demás servicios: luz, agua, servicio de limpieza, vigilancia, líneas telefónicas, Internet de alta velocidad, fax, fotocopiadora, una secretaria o recepcionista, lugar para estacionamiento… Es por esto que nuestros cálculos nos llevan a pensar en términos de que rentar un local para “oficina tradicional” representa un gasto fuerte que va a impactar las utilidades de la empresa.

Con algunas limitaciones, las Incubadoras de Empresas dentro de las universidades, ofrecen espacios para iniciar operaciones. Esta no es una mala opción para comenzar. Sin embargo, el gran inconveniente es que resulta difícil romper el “cordón umbilical” de las nacientes empresas para consolidar una identidad propia, que se ve limitada, pues se sigue asociando a la empresa con el nombre de la universidad.

Lo ideal entonces, sería reunirse con otros empresarios interesados y que alguien contratara los servicios a nombre de todos para prorratear el gasto y adquirir servicios de alta calidad.

Oficinas instantáneas, la solución perfecta
En diversas partes del mundo (y nuestro país no es la excepción) ya existe un recurso con un costo mucho menor y de compromiso contractual de plazos más cortos. En algunos lugares es poco conocido ya que está dirigido tanto a satisfacer las necesidades de empresas multinacionales que llegan a iniciar operaciones en otros paises, como a los llamados “Ex-Pats” o expatriados, que son ejecutivos o especialistas que vienen a trabajar temporalmente a nuestra nación.

Esta solución es un concepto de oficinas que le da una tremenda flexibilidad a la operación de los negocios, debido a que no obliga a contratos de arrendamiento por plazos largos. Así, te pueden entregar las oficinas amuebladas y con todos los servicios, de manera que solamente rentas el espacio que necesitas.

A esto se le conoce comercialmente como “oficinas de corto plazo”, y tienen las siguientes ventajas y modalidades:

a) Están listas para usarse, es decir: ¡son instantáneas!
b) Su ocupación puede ser inmediata
c) Los gastos de servicios de mantenimiento se reparten entre todos los usuarios del edificio, por lo que se abaratan costos.
d) Cuentan con suites ejecutivas, salas de juntas, cafeterías y todos los servicios que puedas necesitar, y se cobran de acuerdo al uso

La oficina también se ha vuelto virtual
Además de esta opción, si lo que te interesa es tener la mínima representación en otra ciudad o tener a alguien que tome tus mensajes mientras tú estás todo el día en la calle, existe el concepto denominado “oficina virtual” u “oficinas virtuales”. Este novedoso concepto permite entre otras cosas tener una línea telefónica asignada a tu negocio con una operadora que contesta a nombre de tu empresa; además puedes usarla como domicilio fiscal, recibir paquetería, e inclusive, si alguna vez necesitas una sala de juntas, puedes ocupar una en el edificio, todo por una renta mensual cercana a los 1,000 pesos mensuales (unos 100 dólares americanos).

¿Quién puede beneficiarse de este tipo de esquemas?
Los emprendedores universitarios: Ahora saben que tener oficinas ya está al alcance de su mano.

Los negocios “caseros” que buscan institucionalizarse: Ahora ya saben qué sigue una vez que funciona su negocio en casa.

Los empresarios: Ahora pueden concentrar sus energías en lo importante, dejando que alguien más se ocupe de instalar la oficina de forma oportuna y económica.

Las empresas en marcha: Ahora cuentan con la posibilidad de rentar una oficina, amueblarla y ponerla en servicio, sin que esto se convierta en lo más costoso de la operación de sus negocios en crecimiento, dado lo importante que resulta evitar un significativo impacto en los costos durante el proceso de gestación del negocio.

Los directores de empresas con experiencia que se independizan: Ahora ya tienen quién se encargue de montar sus oficinas de inmediato y con recursos mínimos.

Los empresarios en edad de retiro: Ahora pueden reducir el tamaño de sus operaciones antes de retirarse y no dar todo por terminado abruptamente.

Las empresas que tienen sus sedes en otras ciudades: Ahora verán que, si necesitan presencia en la capital, no tendrán que rentar una casa y adaptarla para oficinas; así podrán llevar a cabo fuera de sus instalaciones el desarrollo de proyectos especiales o confidenciales que requieren total privacidad.

Los ejecutivos que tienen proyectos a su cargo: Ahora, los extranjeros con estancias menores a un año y las empresas que están abriendo nuevos mercados e introduciendo sus productos en México pueden acceder a este tipo de soluciones con oficinas dentro de su organización y sabrán que toman las mejores decisiones antes de iniciar sus operaciones.

Todo lo anterior demuestra que, si has estado postergando la apertura de tus oficinas, ya es tiempo de que consolides tu negocio y dejes de ver a tus clientes en un café. Lo mejor de todo es que lo puedes lograr hoy mismo, con oficinas instantáneas y/o virtuales. Localiza al corporativo ideal para tus necesidades y antes de lo que te imaginas estarás recibiendo los beneficios que estabas esperando o que posiblemente ni siquiera imaginabas.

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