Planificación de eventos

Cualquiera que sea la ocasión, la planificación de un evento, por muy pequeño que sea, puede ser una tarea exhaustiva. Ya se trate de una fiesta temática, la planificación de un gran evento o simplemente una pequeña reunión familiar, la clave es la planificación.


1. Elaborando el plan

La mejor forma de comenzar este proceso, es hacer un plan escrito de lo que usted quiere lograr en su evento, y cómo va a hacer que esto suceda. Incluya un número aproximado de invitados y un presupuesto, ya que estos datos, pueden resultar útiles, a la hora de elegir un lugar y comprar los suministros necesarios. Como se menciona más adelante en este artículo, puede ser una gran idea, el probar nuevos temas o conceptos para su fiesta, esto ayuda a que su evento sea memorable para los invitados. Una vez que usted ha elegido un tema para su fiesta o ya decidió ser el anfitrión de un evento corporativo, elija una ubicación adecuada. Haga una lista de posibles ubicaciones para su evento y consulte en cada uno de ellos, por su la capacidad, sus precios y disponibilidad. Siempre haga un "Plan B", por si acaso hay algún problema de última hora con el local que fue su primera elección. Muchos locales, pueden llegar a costar miles de dólares, por lo que podría considerar algunos métodos de reducción de costos en su plan, en lugar de servir a los invitados una cena completa, se puede considerar una mesa de buffet hecha en casa, y para ahorrar dinero en bebidas, ¿por qué no pedir a su invitados que traigan una botella de su bebida favorita?

2. Ideas para fiestas

Viejas ideas para fiestas como los bailes de disfraces, probablemente siempre serán las favoritas, pero ¿por qué no hacer su fiesta un poco más interesante y especial? Si usted desea vestirse de manera elegante, ¿por qué no mejorar un poco las cosas, creando un tema que sea atractivo? El tema de los disfraces tema podría ampliarse para abarcar la comida, la música, el entretenimiento y muchas cosas más, y realmente ayudará a sus invitados a entrar en los personaje y pasar un buen rato. Una fiesta con tema Mexicano por ejemplo, podría tener comida mexicana, música, ropa tradicional, lo que realmente animaría a sus invitados, y será muy atractiva tanto para adultos como para los niños. Con los niños, sería una buena idea, el discutir su fiesta con ellos antes de hacer algún plan. Trate de sugerir ideas en torno a los intereses del niño y elaborar un plan en conjunto. Podría ser conveniente considerar algunas ideas inusuales para las fiestas de cumpleaños de sus hijos; en la actualidad hay tantos lugares únicos disponibles para alquiler que usted podría hacer su fiesta, en su estadio o arena favorita, por ejemplo. O bien, ¿por qué no considerar la contratación de unos imitadores de sus estrellas favoritas del pop? Cuando se trata de fiestas, la imaginación es la clave. Aun un sofisticado evento corporativo, podría incluso incluir un tema. ¿Por qué no impresionar a sus colegas, mostrándoles que no tiene miedo de divertirse? Pruebe un tema especifico, con el vestuario, comida, bebidas y música para que coincidan con el tema e incluso puede incluir algún tipo de entretenimiento. Esto puede ser una buena forma de ganar puntos con colegas del trabajo y algo de que reírse el lunes por la mañana.

3. Decoración

El entretenimiento y la decoración pueden ser los aspectos más recordados de su evento. En un mundo donde la mayoría de las personas están habituadas a salir a cenar y asistir funciones y eventos, la decoración y el entretenimiento pueden ayudar a que su evento se destaque del resto. La decoración del lugar puede ser una buena forma para sumergir a sus invitados en el tema de su fiesta o evento. Evidentemente, esto tiene que ser discutido con el local, este debe ser limpiado después que el evento ha terminado, esta puede ser una tarea muy costosa y que consumirá mucho tiempo. Algunas agencias pueden proporcionar las decoraciones, las cuales son instaladas y retiradas, por un precio fijo. Las decoraciones podrían incluir carteles, flores, globos y muchas cosas más, dependiendo de la naturaleza del evento. Desarrolle un plan de decoración acorde con el tema de su fiesta, para hacer volar la imaginación de sus invitados. Dentro de las decoraciones, podría incluir indicaciones para los invitados hacia el local de su fiesta, por ejemplo señales colocadas en todo el lugar y la zona circundante que informen a los invitados sobre lugar de estacionamiento y puestos de control en la zona sería muy útil. Usted podría también considerar la posibilidad de crear un escenario para el entretenimiento, si este no se ofrece en local de su elección. Asegúrese de que la decoración se hace con mucha antelación, lo que permite que las otras áreas de su evento se prepararan sin interferencias.

4. Eventos al aire libre

Los eventos al aire libre pueden ser una idea muy exitosa, especialmente en el verano, y pueden parecer más atractivos que los tradicionales eventos en interiores. Sin embargo, la organización de un evento al aire libre presenta algunos retos únicos. Si su fiesta es grande, entonces se corre el riesgo de tener “invitados extra”, lo que podría aumentar sus costos y ser un riesgo de seguridad potencial para su evento. Para las fiestas al aire libre, puede ser una buena idea, organizar el transporte de sus invitados con suficiente antelación, en el caso que los invitados tengan alguna limitación para llegar. Asegúrese de que la ubicación que haya elegido para su evento al aire libre, tiene las instalaciones pertinentes; baños, vestuarios, aparcamiento cercanos, esto ayudará a que su evento sea un éxito. Para los eventos más grandes acontecimientos, puede ser una buena idea, el emplear a personal de seguridad - como se ha mencionado anteriormente, lo que le garantizará que no se debe preocupar por invitados no deseados. Trate de elegir un lugar que se ajuste al tema de su fiesta, si usted tiene uno. Tal vez sea prudente revisar toda la información meteorológica en el período previo a cualquier evento al aire libre. Estos están disponibles de forma gratuita en Internet hasta diez días antes, y te puede facilitar el aviso de cualquier suceso potencial que puede arruinar su fiesta. Es imprescindible, la elaboración de un "Plan B", sólo en caso de que el clima cambie o sea necesaria la búsqueda de otras opciones de transporte u otro tipo de escenario. Actualmente existen una gran variedad de carpas disponibles, la que pueden adaptarse a la mayoría de eventos, una carpa ofrece una solución para todas las condiciones meteorológicas y evita cualquier tipo de preocupación por la lluvia.

5. El personal

Para los eventos más pequeños e íntimos, es probable que no requiera de ningún personal. Sin embargo, para los eventos corporativos o fiestas grandes, la contratación de personal podría ser la mejor opción para garantizar el buen funcionamiento de su evento. Se puede negociar con el personal ciertos detalles, como si están dispuestos a trabajar utilizando un disfraz que se ajuste a su tema. Algunos lugares incluyen a su propio personal que pueden ayudar con las bebidas y el servicio, pero en algunos lugares no se incluirá a todo el personal, así que asegúrese de averiguar exactamente que está incluido. Algunas agencias de personal, pueden proporcionar personal capacitado para su evento, en aquello lugares que no vienen con el personal incluido. Los meseros son siempre necesarios, especialmente si usted está proporcionando comida y bebida a sus invitados, aunque una mesa de buffet podría ser una buena forma de reducir los costos. Usted debe considerar el nivel de formación que deberá tener el personal de su evento, por ejemplo, camareros con conocimientos de la platería podría añadir un toque especial, al igual que el personal de la barra, con experiencia en la mezcla de cócteles. El personal de entretenimiento, también puede ser una elección difícil, y el entretenimiento, evidentemente, varía según los eventos. Para eventos más familiares, ¿por qué no considerar un mago, un pintor de caras o un animador para los niños? Pero para eventos de negocios, podría incluir cantantes y bailarines. Asegurar que hay suficiente personal para recibir a los invitados, ya que a menudo hay invitados que llegan tarde y una lista de los que no han llegado aún, puede ayudar cualquier decisión en el caso que se deba retrasar el evento. El personal debe ser también en fiesta para eliminar los residuos desde el lugar antes, después y durante el evento. Para los grandes acontecimientos, puede que desee contratar a profesionales médicos, en caso de cualquier problema. Tal vez sea posible contratar a personal de ambulancia por un módico precio, y esto le daría tranquilidad de saber que cualquier incidente médico puede ser tratado con rapidez.

6. Servicio de banquete

La comida, es a menudo el aspecto más terrible cuando se trata de la planificación de un evento. Algo tan simple como una bandeja de bocadillos arruinada, podría ser suficiente para condenar su evento por completo, por lo que es importante pensar en la comida, con mucha anticipación y cuidado. Si su evento es pequeño, usted puede prepararla por usted mismo, pero si su evento es de gran magnitud o muy importante, sería razonable contratar a un especialista. ¿Por qué no considerar un tema para su comida? Combinar el banquete de su fiesta, con el tema de esta. Por ejemplo, si usted está planeando una fiesta para su hijo, una gran idea sería la de preparar alimentos que coincidan con el color de su equipo deportivo favorito y usar pancartas en la mesa del buffet. La idea del tema, podría aplicarse a muchas otras cosas que funcionan muy bien. Otra forma de resaltar la comida en su evento, es darle un tema extranjero, olvídese de las hamburguesas y perros calientes y opte por algo más interesante, ¿por qué no tratar de tapas españolas o cocina francesa, por ejemplo? Esto llamara la atención en s comida, por las razones correctas y le dará a sus invitados algo memorable para recordar.

7. El Local

Escoger el lugar correcto, es vital para asegurar que su evento sea un éxito. La elección puede ser interminable y cada evento tiene diferentes necesidades y presupuestos. Para fiestas temáticas, puede ser una gran idea, el elegir un lugar que realmente se ajusta a las ideas de su fiesta y que realmente ayudará a los invitados a entrar en sus personajes. Para eventos más pequeños, puede ser un lugar apropiado, el salón de su iglesia, los hoteles, salas de conferencias y los edificios públicos. El costo seguramente será un factor importante en la planificación de los eventos más pequeños y como el local tiende a ser uno de los mayores costos de organización de un evento, es importante elegir una ubicación adecuada al presupuesto. Para los más grandes acontecimientos, incluso hay más posibilidades de elección del lugar de celebración - espacios deportivos y grandes salas de conferencias son sólo algunos de los más tradicionales lugares para eventos de negocios. Sin embargo, es cada vez más popular para uso interesante y poco habitual para crear lugares de interés extra en un evento. ¿Por qué no considerar el alquiler de un yate o barco, por ejemplo? Estos lugares estarán disponibles sólo para los organizadores con un presupuesto relativamente alto, pero podría ser muy útil en la generación de interés, publicidad, y aumentar al máximo la asistencia a un evento. La ubicación de un lugar es vital para asegurar que los asistentes son a la vez capaces y dispuestos a viajar a su evento. Conexiones de transporte son importantes; considerar cómo los invitados podrán obtener a su evento y, a continuación, asegurar que su lugar está bien enlazado con este método de transporte. Si su caso será atendido por local, nacional e internacional de personas, es así que vale la pena considerar los lugares que tienen buena autopista, ferrocarril, aire y enlaces.

8. Agencias de eventos

Hay situaciones, en las que la ayuda de una agencia de organización de eventos será necesaria, estas ayudan con la planificación y el funcionamiento de cualquier evento o fiesta. Hay incluso planificadores de fiestas, que le ayudaran a obtener todo lo que necesite, por una precio estipulado. Estas agencias pueden o no cobrar por sus servicios, pero pueden ser un instrumento sumamente útil. La mayoría de las agencias, manejaran todas las relaciones y negociaciones con los proveedores, ya que ellos tienen la experiencia para manejar una variedad de situaciones y resolver cualquier problema que pueda ocurrir. Una agencia puede reservarle el lugar adecuado y conseguir una buena negociación de precios, con el lugar que usted elija. Del mismo modo, la agencia podrá encontrar locales adecuados para alojamiento, y hacer las reservaciones necesarias. Algunas agencias, envían a un representante a su fiesta o evento, para hacer frente a los problemas que vayan surgiendo. Puede ser una buena idea, el investigar acerca de las agencias antes de hacer una contratación, asegúrese de leer la letra pequeña de cualquier contrato antes de firmar. Algunas agencias, tienen más experiencia que otras y algunos pueden estar especializadas en su tipo de evento. Un ejemplo de esto sería un planificador de bodas, que será mucho más adecuado para la organización de una boda, que una agencia que se dedica a la planificación de eventos en general.

9. Eventos Farmacéuticos

Los eventos farmacéuticos merecen una categoría separada, ya que están sujetos a un estricto escrutinio de la Asociación de la Industria Farmacéutica Británica (ABPI) y su código de buenas prácticas, el cual es considerado el estándar mundial para eventos de la industria farmacéutica. Por esta razón, es importante examinar cuidadosamente y cualquier plan de conferencias o reuniones en esta industria. En el código de la ABPI, se describen las normas que las empresas farmacéuticas deben atenerse a, y la cláusula 19 establece que las conferencias farmacéuticas, no deberían ser demasiado suntuosas ni extravagantes. La animación y atenciones ofrecidas en estos eventos deben reducirse al mínimo y no deben superar al contenido científico. El transporte aéreo debe mantenerse al mínimo y de ser necesario se debe utilizar clase económica. Los hoteles y lugares de celebración no deben ser orientados hacia el entretenimiento, ya que la razón principal de asistencia de los delegados deben ser los contenidos educativos de la reunión. Obviamente, cierto nivel de atención es esperado, en casos que los delegados viajen largas distancias, se deberá ofrecer servicio de banquetes, lo que se debe tener siempre en mente, es que las atenciones siempre deben ajustarse al contenido y duración del evento.
Artículos Regionales
- Planificación de eventos Alabama
- Planificación de eventos Alaska
- Planificación de eventos Arizona
- Planificación de eventos Arkansas
- Planificación de eventos California
- Planificación de eventos Colorado
- Planificación de eventos Connecticut
- Planificación de eventos DC
- Planificación de eventos Delaware
- Planificación de eventos Florida
- Planificación de eventos Georgia
- Planificación de eventos Hawaii
- Planificación de eventos Idaho
- Planificación de eventos Illinois
- Planificación de eventos Indiana
- Planificación de eventos Iowa
- Planificación de eventos Kansas
- Planificación de eventos Kentucky
- Planificación de eventos Louisiana
- Planificación de eventos Maine
- Planificación de eventos Maryland
- Planificación de eventos Massachusetts
- Planificación de eventos Michigan
- Planificación de eventos Minnesota
- Planificación de eventos Mississippi
- Planificación de eventos Missouri
- Planificación de eventos Montana
- Planificación de eventos Nebraska
- Planificación de eventos Nevada
- Planificación de eventos New Hampshire
- Planificación de eventos New Jersey
- Planificación de eventos New Mexico
- Planificación de eventos New York
- Planificación de eventos North Carolina
- Planificación de eventos North Dakota
- Planificación de eventos Ohio
- Planificación de eventos Oklahoma
- Planificación de eventos Oregon
- Planificación de eventos Pennsylvania
- Planificación de eventos Rhode Island
- Planificación de eventos South Carolina
- Planificación de eventos South Dakota
- Planificación de eventos Tennessee
- Planificación de eventos Texas
- Planificación de eventos Utah
- Planificación de eventos Vermont
- Planificación de eventos Virginia
- Planificación de eventos Washington
- Planificación de eventos West Virginia
- Planificación de eventos Wisconsin
- Planificación de eventos Wyoming
Artículos Similares
- La Planificación
La planificación para reuniones de familia importantes, como la Navidad, es a menudo un caso de asegurar que el proceso es hecho de tal modo que cada uno es feliz con las disposiciones generales y específicas. Una clave de esto es comunicaciones obviamente eficaces, incluyendo el dejando pasar de un oído para intenciones p. ej. La audición eficaz...
- Orador Principal
- Coaching para la Planificación Estratégica
- Escuela De Modelos Y Edecanes
- Renta de Limosinas para Fiestas de Empresas
- Instalaciones para Evento
- Sin Planificación No Hay Relaciones Públicas
- Comunicación Estratégica
- ¿Cómo seleccionar un Caterer?
- Cómo Seleccionar una Instalación Para un Evento Empresarial