Procesamiento de la Nómina de Sueldos

Cuando usted tiene empleados que trabajan para usted, desea asegurarse de que se les paga a tiempo, y que se les paga la cantidad correcta. Esto es algo que muchos empleadores encuentran fácil de hacer cuando se encuentran en las etapas iniciales de su negocio. Si un empleador sólo tiene un par de personas en su nómina, por lo general es fácil de llevar un registro de la nómina por su propia cuenta. Escribir unos pocos controles cada dos semanas es a menudo la mejor manera de empezar con su nómina de pago de servicios...


1. Procesamiento de la Nómina de Sueldos

Sin embargo, con el paso del tiempo, usted podría encontrar que usted necesita un cambio en la forma en que manejan la nómina. Cuando usted va teniendo más empleados, y sus empleados tienen diferentes tasas de pago, comenzará a necesitar un nuevo sistema. El procesamiento de la nomina le permite a usted tener todos sus los controles de sus factores, escritos y enviados. Usted puede fácilmente tener todos sus empleados pagados, sin tener que preocuparse de hacerlo usted mismo.

2. ¿Qué es el procesamiento de la nómina de sueldos

El procesamiento de la nómina de sueldos es el termino para los distintos métodos de hacerse cargo de su nómina, Con el procesamiento de nóminas, todo lo que tiene que hacer es tener un sistema para dar seguimiento a las horas de sus empleados. Una vez que haya establecido la cantidad que se paga a cada persona por hora, usted puede sacar los totales por semana, quincena, mensual al departamento de procesamiento de la nómina. Ellos calcularan de cuanto debe ser cada cheque y se harán cargo de ellos.

Hay varios niveles de procesamiento de la nómina de pago en los cuales usted podría estar interesado. En el nivel muy básico, los que están a cargo del procesamiento de la nómina de pago tendrán una lista de sus empleados y cuanto ganan por hora. Cuando es día de pago, usted llama al departamento de procesamiento de la nómina, y les dice cuantas horas trabajó cada empleado. A continuación, el servicio de la nómina de pago averigua cuánto se les paga, teniendo en cuenta las horas trabajadas y los impuestos deducidos. El departamento de nómina entonces le devuelve la llamada y le informa de cuánto debe ser el cheque de cada persona.

Hay beneficios de utilizar este sencillo servicio. Por un lado, usted será capaz de tener al departamento de contabilidad dando seguimiento de toda su información fiscal y de cuánto les paga a sus empleados. Usted también no tendrá que preocuparse de cometer errores cuando averigüe cuánto pagar a cada uno de sus empleados.

Los departamentos de contabilidad también pueden ir más allá con sus servicios. Ellos pueden llenar las cantidades de los cheques de cada empleado y, a continuación, se los pueden enviar a usted para que los firme. Si usted tiene un método de firma electrónica, el servicio de nómina de sueldos podría ser capaz de hacer todo el proceso de pago sin su ayuda. Estas opciones adicionales sólo añaden a su capacidad de controlar su tiempo y hacer las cosas de una manera mucho más suave.

3. Haciendo el procesamiento de la nómina por su propia cuenta

Usted tiene varios métodos para realizar el procesamiento de nóminas. Uno de los métodos es hacer el procesamiento de la nómina por su propia cuenta, o por lo menos dentro de su propio negocio. Cuando usted hace su propio procesamiento de la nómina de sueldos, usted es el que hace el cálculo del número de horas que una persona ha trabajado. A continuación, calcula cuánto dinero se hará de acuerdo a su tarifa por hora. Después de haber hecho esto, usted tendrá que calcular cuánto tendrá que retener a cada persona en lo relativo a los impuestos. A continuación, usted puede llegar a la cantidad del cheque, llenarlo, firmarlo y darlo a su empleado.

También puede optar por un departamento de procesamiento de la nómina en su propio negocio. Si usted tiene un pequeño número de empleados, usted puede confiar al administrador u otro miembro de confianza del personal para que se haga cargo del procesamiento de la nómina de pago. Podría ser simplemente parte del trabajo de esa persona, hacer la nómina. Si usted tiene un gran número de empleados, pero desea hacer el procesamiento de la nómina en su propio terreno, es posible contratar a varias personas para trabajar en su nómina y usted puede mantener un ojo sobre ellos.

Tenga cuidado cuando usted está utilizando su propios empleados para el procesamiento de la nómina. Recuerde que esta da acceso a los empleados a información acerca de otros empleados.

4. Contratación de alguien para que haga el procesamiento de su nómina

Algunos empleadores prefieren confiar la totalidad del procesamiento de su nómina a un servicio externo. Esto es algo que usted podría considerar la posibilidad de hacerlo, ya que le proporcionará la seguridad de saber que una empresa externa se encarga de todos los aspectos de su nómina. Esto también le ayudará a mantener a sus empleados fuera de las actividades del otro. Con otra empresa, haciéndose cargo del procesamiento de la nómina, usted no tendrá que preocuparse por hacerlo usted mismo.

Cuando usted decide contratar a una empresa para hacer su nómina de sueldos, usted debe estar seguro de que ha investigado completamente a la empresa y esta consciente de lo que se trata. Buenas áreas de investigación incluyen su historia, su pasado y las listas de los clientes. Asegúrese de pedir referencias antes de contratar un servicio de procesamiento de la nómina. También, asegúrese de que usted contrata a una empresa de procesamiento de la nómina de sueldos, con carácter experimental a fin de que pueda estar seguro de que tiene la oportunidad de probarlos.

5. Servicios de nómina para posiciones asalariadas

Muchos empleadores pagan a sus empleados una tarifa por hora. Sin embargo, también hay empresarios que se encargan de pagar a un asalariado por posición - que es la misma cantidad de dinero cada mes. Las posiciones asalariadas son las posiciones con las que resulta más fácil usar los servicios de nómina.

La razón por la que los puestos asalariados son fáciles de hacer los servicios de nómina de sueldos, es que con posiciones de asalariados, sus empleados están recibiendo la misma cantidad de dinero cada mes, a menos que algo cambie con su contrato. Por lo tanto, usted simplemente puede crear un servicio de procesamiento de la nómina de los asalariados. Dado que el servicio de procesamiento de la nómina tiene el nombre de sus empleados y la cantidad que reciben por mes, ellos pueden tener los cheques efectuados cada mes, para los empleados. Esto es algo que es muy fácil de hacer. Con depósitos directos, disponible en la mayoría de los bancos, sus empleados pueden incluso tener sus sueldos depositados directamente en sus cuentas.

6. Mantener cuidadosamente el seguimiento de su nómina de sueldo

No importa qué tipo de servicio de nómina tiene, usted aun necesita asegurarse de que se le de un cuidadoso seguimiento a la misma. Si usted tiene su procesamiento de nómina hecho en su propio establecimiento o si se realiza a través de otra empresa, usted debe solicitar una copia de la nómina de pago para ser enviado a usted cada vez que se hace la nómina. Esto le puede ayudar de varias maneras.

En primer lugar, siempre es una buena idea tener una copia de la cantidad de dinero que están pagando cada mes. Le ayudará a equilibrar sus finanzas y para asegurarse de que usted tiene el dinero correcto en las cuentas correctas. También, usted puede comprobar sus talones de la nómina cada vez que se les paga a sus empleados, simplemente para estar seguros de que no hay errores. Esto a menudo le ayuda a mantenerse al día acerca de su propio negocio y cuánto dinero están pagando a sus empleados. Otra razón para mantener un seguimiento cuidadoso de su propia nómina es que, en caso de cualquier discrepancia usted debe participar y estar informado.

7. El tratamiento de las divergencias en la nómina de sueldos

Si se encuentran discrepancias en el procesamiento de la nómina, hay varias cosas que usted debe estar seguro de hacer. En primer lugar, si sus empleados están viniendo a usted con la idea de que han sido pagados demasiado o muy poco, es importante que usted tenga las tarjetas de tiempo y la nómina para que usted pueda explorar esto con ellos. Si usted ha notado discrepancias en su nómina, sigue siendo importante disponer de información para demostrar estas discrepancias.

Si su servicio de nómina esta cometiendo errores al hacer su nómina, hay que hacer algo al respecto. En primer lugar, usted puede meterse en un gran problema por no pagar a sus empleados lo que le debe, y esto es algo con lo que usted no quiere tener que lidiar. En segundo lugar, el pago de equivocadas cantidades a las personas puede estropear todo un año de libros y hojas de la nómina. Por lo tanto, en el momento en que son conscientes de las discrepancias, es el momento de actuar.

Si usted tiene un servicio de nómina, ya sea en su empresa o en otro lugar, es necesario pedir una reunión con los responsables de su nómina. Es imperativo que usted enfrente el problema directamente y de inmediato pues no puede haber duda al respecto de pagar el dinero correcto a la persona adecuada. Sentarse a discutir el problema suele ser la mejor idea. Sin embargo, si los problemas y las discrepancias persisten, puede ser el momento de buscar un nuevo servicio de procesamiento de la nómina a fin de que usted ya no este a merced de los errores.

8. Adición de nuevos datos para su procesamiento de la nómina de sueldos

Como usted tiene un servicio de nómina de sueldos establecido, es importante cambiar o agregar cualquier información necesaria a los mismos. Por ejemplo, si cambian los empleados, o si sus empleados tienen cambios en su información, su departamento de nómina necesita saber acerca de ellos. Por lo tanto, cuando usted empiece a trabajar con un servicio de procesamiento de la nómina, usted debe estar seguro de que conoce cual es la mejor manera de enviar la información. Algunos servicios de nómina de sueldos necesitan que estos cambios de información se hagan por escrito, y algunos pueden cambiar la información por teléfono. De cualquier manera, usted tiene que estar seguro de que usted sabe que hacer, en el caso de que la información deba ser cambiada.

9. Haciendo Contabilidad de Nómina

Otro servicio de procesamiento de la nómina que usted podría considerar es la contabilidad de la nómina. Con la contabilidad de la nómina, usted le da las tareas de la nómina a su propio contador. Se mantendrá un registro de sus empleados, del número de personas que están pagando, y de que le están pagando ellos. Luego, usted puede tener su contador ya sea para que le diga que hay que pagar a sus empleados o escribir y enviar los cheques para usted.

Hay muchos beneficios de tener el procesamiento de la nómina realizado por su contador. En primer lugar, no se necesita transferencia de la información fiscal. Su contador podrá llevar un registro de la información fiscal tan pronto como los cheques se han escrito, y nunca necesitaran ser notificados de cualquier cambio. En segundo lugar, su contador también tendrá la información más actualizada acerca de su negocio y será capaz de pagar a sus empleados la cantidad exacta de dinero que está buscando. Mantener los servicios de su contabilidad y su nómina de en el mismo lugar tiene mucho sentido, por lo que la mayoría de las empresas optan por hacerlo.

10. El cuidado de los impuestos sobre la nómina

Ya sea que usted este escribiendo su nómina de cheques por su cuenta, o contrate a alguien para hacerlo, los impuestos sobre la nómina son algo que usted tiene que considerar. Recuerde que debe haber varias partes de sus sueldos. Usted debe mostrar el número de horas trabajadas de sus empleados, y a que tasa ellos estuvieron trabajando. Por lo tanto, usted tendrá que tener sus pagos totales. Además, debe mostrar el monto de los impuestos que se han sacado de sus cheques de la nómina, lo que significa que usted debe tener también una sección para los impuestos y por lo cuales realmente debe pagar.

Es muy importante que usted mantenga un registro de los impuestos sobre la nómina durante cada período de pago. Usted debe estar absolutamente seguro de que usted es capaz de permanecer siempre en la parte superior de sus impuestos y que usted no está rompiendo ninguna legislación fiscal. Por lo tanto, es necesario tener una forma segura para realizar un seguimiento de los impuestos que usted está tomando de cada cheque. Esto podría ser una buena idea también cuando usted este usando su propio contador – usted puede hacer que funcione de la mejor manera.
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