Programa de Recursos Humanos

Es un cliché, pero la ventaja más importante de cualquier negocio son sus personas. El Sistema de recursos humanos le permite conseguir lo más de sus recursos humanos carenando tareas administrativas complejas y llevar al máximo el uso del tiempo y habilidades de sus empleados.


1. ¿Qué es Sistema de Recursos Humanos?

El Recurso Humano es un campo complejo. La mayoría de los empleados sólo notan el Recurso Humano a la hora de solicitar una posición, o cuando algo falla como un error en una nómina, o un ajuste en un sistema de tiempo de flexi, por ejemplo. Pero la verdad es que los negocios, tanto el empleador como los empleados, dependen de un sistema eficiente de Recursos Humanos para administrar todo tipo de aspectos de la vida diaria de la oficina.

En tiempos pasados, las compañías podrían quizás depender de un pequeño equipo de profesionales de Recursos Humanos para administrar todas estas funciones; para negocios más pequeños, la necesidad de limitar costos los dirigiría o escatimar en Recursos Humanos o recurrir hacia agencias exteriores para esas funciones, con pérdida consecuente de control y relaciones cara a cara. El sistema de programa de Recursos Humanos ha cambiado todo eso, dando a los negocios de cualquier tamaño la capacidad de controlar sus propias funciones de Recursos Humanos sin la necesidad de tener un personal especializado grande con todo el gasto que trae consigo. Verdaderamente, no iríamos demasiado lejos en decir que el sistema de programa software de recursos humanos ha revolucionado la manera en que trabajan los negocios, y les da a los empleadores y a directores la capacidad de formar sus recursos humanos mucho más efectivamente de lo que ellos han hecho en el pasado.

El sistema de recursos humanos, también conocido como HRMS (sistemas de gestión de recursos humanos) abarca una gama de funciones diferentes de nómina y gastos y la gestión de los entrenamientos y habilidades, y a través de una variedad de diferentes plataformas para convenir a todo tipo de compañía. Por eso, como veremos luego, es importante escoger el tipo correcto de HRMS para su negocio.

2. Sistema de Recursos Humanos para la gestión de nómina

En términos generales, las funciones del software de Recursos Humanos caen en cuatro categorías que reflejan los cuatro aspectos de la mayoría de las preocupaciones de recursos humanos comerciales. Estos son: La nómina, incluyendo el pago de impuestos y gastos; manejo laboral y de tiempo; beneficios, como pensiones, el seguro de enfermedades o esquemas de acción de empleado; y el manejo de recursos humanos , el cual cubre todos los otros aspectos de recursos humanos de la aplicación a la jubilación. Examinemos brevemente cada aspecto.

La nómina es la función de recursos humanos con la cual la mayoría de los empleados están familiarizados con – ¡para razones obvias! Si usted algún día ha estado en una situación donde los cheques de pago mensuales han sido demorados, usted estará consciente del inconveniente y la desdicha que esto puede causar – y, en una compañía grande, puede ser un desastre. Por supuesto, es posible que hayan fallos técnicos ocasionales de nómina, con cualquier sistema o programa de recursos humanos que usted utilice, pero para muchas personas la nómina es la primera función de recursos humanos con la que ellos se encuentran y ciertamente la más importante. Es esencial, por lo tanto, que cualquier sistema de recursos humanos que usted utiliza pueda procesar detalles de nómina simple y eficientemente. Esto también aplica a funciones tales como desgravaciones fiscales e informes de impuestos de finales de año, lo cual es muy importante, no solamente para el beneficio de los empleados, pero para el tuyo también. Por último, un buen HRMS permitirá a empleadores y a directores a administrar cuentas de gastos o reembolsos sinceramente y eficientemente.

3. Utilizando Sistema de Recursos Humanos para la gestión de tiempo

El segundo trabajo mayor de sistema de Recursos Humanos es el manejo laboral y del tiempo. Esto es especialmente importante en las compañías más grandes donde muchos empleados registran su entrada y salida, o donde los negocios arreglan trabajar horas flexibles con su personal. Para las pequeñas empresas que pueden emplear solamente media docena de miembros de personal, es fácil seguir donde están los empleados, y controlar cualquier problema con la asistencia, enfermedad, y cosas por el estilo. En una compañía más grande, esto no es nada fácil. El sistema de recursos humanos le permite integrar un sistema moderno de tarjeta de crédito con su programa de gestión de tiempo, y adicionalmente, le permite a empleados que trabajan desde su casa registrar su salida y entrada por internet. También le permite a empleados verificar la certeza de hojas de asistencia antes de someterlas a recursos humanos, lo cual ayuda a ahorrar errores de corregir tiempo o hacer ajustes y correcciones.

Para directores, los beneficios son obvios; rastreando una fuerza de trabajo grande por la producción de informes de asistencia para grupos de empleados, y de comparar la asistencia y estadística de enfermedad a través de divisiones enteras, que le permite localizar con toda precisión asuntos de lugar de trabajo y monitorear la actividad de empleados. También permite el monitoreo de trabajadores individuales que llaman la atención a la asistencia o enfermedades específicas que se publican sin meterse en la intimidad del empleado.

El sistema de recursos humanos comprime estas y otras tareas consumidoras de tiempo potencialmente en bases de datos, hojas de cálculo, e informes personalizados los cuales los directores pueden tener acceso rápidamente y fácilmente. Esto también ahorra recursos administrativos valiosos, dándole mas libertad a los profesionales de recursos humanos para atender tareas más importantes.

4. Administrando los beneficios de empleado con Sistema de Recursos Humanos

El sistema de Recursos Humanos también permite la administración rápida y fácil de beneficios de empleado como esquemas de asistencia sanitaria y de opciones de acción. El sistema moderno de recursos humanos permite a empleados tomar la delantera en administrar los beneficios de empleado, que otra vez ayuda a librar recursos humanos para otras funciones. Los empleados pueden entrar al sistema, comparar planes de beneficio de proveedores diferentes, o chequear sus planes médicos, dentales, o de 401K en línea. Los detalles también pueden ser proporcionados en línea, ahorrando en papel y costos de almacenaje.

Para empleadores, utilizando el sistema de recursos humanos para administrar beneficios libran tiempo administrativo para trabajos más importantes de negocio. Mucho del papeleo, que es el compañero inevitable de asistencia sanitaria de empleado y planes de beneficios, puede ser automatizado, y usted encontrará muy pronto que los paquetes de HRMS pagan por sí mismos.

5. Funciones adicionales de Sistemas de Recursos Humanos

En la "otra" caja, nosotros debemos asignar algunos de los trabajos más importantes de cualquier paquete de sistema de recursos humanos – funciones que no pueden ser importantes en el radar del empleado en su trato diario con los recursos humanos, pero que son esenciales para los directores y empleadores para procurar llevar al máximo el capital humano disponible para ellos. El sistema de recursos humanos es la mejor manera de cotejar los datos básicos acerca de los empleados, como datos demográficos y detalles de contacto, pero va más allá que eso. Un paquete bueno de HRMS le permite construir un "perfil de habilidades" de cada empleado, ayudándote a desplegar los recursos para mejor efecto. El sistema de recursos humanos también lo hace mucho más fácil de identificar las necesidades de capacitación en conjunto con directores de línea, y las mejores aplicaciones de sistema de recursos humanos. De hecho, permite que este proceso entero sea manejado en línea, permitiendo la identificación de programas de capacitación, entrenamiento de planificación de horario, y la matriculación para que todo sea administrado rápido y fácilmente, evitando choques de tiempo y cosas por el estilo.

El sistema de recursos humanos también juega un papel grande en el proceso de aplicaciones. Si usted participa en contratación para una compañía grande, usted sabrá cuanto tiempo se consume en el proceso de emplear nuevo personal, y es difícil asignar suficiente tiempo para evaluar apropiadamente todas las aplicaciones que usted recibe. La tentación es de recurrir afuera estas funciones a consultorías de contratación, pero el sistema de recursos humanos le permite carenar el proceso de aplicación y retener control sobre el proceso de contratación identificando y preseleccionando a candidatos basados en exactamente los criterios que usted especifica.

6. ¿Necesita realmente mi negocio un sistema de recursos humanos?

Si usted es un director en, o en el propietario de, un negocio más pequeño, usted puede creer que usted no necesita un paquete completo para manejar sus necesidades de recursos humanos. En algunos casos, usted puede tener razón. Sin embargo, aún las más pequeñas compañías se benefician de automatizar ciertos aspectos de recursos humanos; es raro que en un negocio no se utilice alguna forma de sistema de recursos humanos – por ejemplo, el sistema de nómina para calcular rápidamente desgravaciones fiscales y producir nóminas mensuales, o una hoja de cálculo para registrar aplicaciones para una nueva noticia que usted anuncia.

Ciertamente vale la pena esperarte y considerar si comprar un paquete de sistema de recursos humanos de primera valdrá el dinero, no mencionando el tiempo gastado entrenando al personal para utilizarlo. ¿En general, vale la pena pensarlo de esta manera; cuánto tiempo es tomado actualmente cada mes al administrar funciones de recursos humanos como instrucción, nómina, beneficios de personal, y contratación? Cuando el tiempo total se suma, también lo hace el beneficio potencial de utilizar un sistema de recursos humanos para carenar y simplificar estos trabajos.

7. Entrenando en el uso de Sistema de Recursos Humanos

Un paquete de sistema bueno de recursos humanos minimizará el conocimiento técnico necesario para utilizarlo; la mayoría de las aplicaciones son "punto y clic" programas de estilo que utilizan interfaces guiadas por menús sencillos. Después de todo, el trabajo del sistema de recursos humanos es de hacer tareas diarias de recursos humanos más fáciles, no más complejas.

Es razonable esperar que los administradores necesiten alguna instrucción en el uso apropiado y eficiente del nuevo paquete de sistema de recursos humanos. De hecho, usted encontrará que muchos proveedores de HRMS incluirán la instrucción en el sistema, o como parte del precio o como un exceso agregado. Esto es siempre una Buena idea; aunque un buen sistema de recursos humanos es fácil de utilizar, también cubrirá una gran variedad de funciones a veces bastante complejas, y sólo con una instrucción apropiada le hará aprovechar lo máximo de él.

Por otro lado, usted debe de buscar un sistema de recursos humanos que hace el uso "de autoservicio" por empleados lo más sincero y fácil posible. La instrucción a administradores en el uso apropiado de sistema de recursos humanos es una cosa, pero si usted está siendo forzado a poner a cada uno de su personal en un entrenamiento riguroso, para permitirlos simplemente cambiar sus detalles de contacto o conseguir acceso a hojas de asistencia, entonces usted probablemente ha comprado un paquete de HRMS que pregunta demasiado de ellos. La complejidad de función debe ser aliada a la sencillez del uso, especialmente donde el personal de recursos humanos no se preocupa.

8. ¿Es caro el Sistema de Recursos Humanos?

Es todo menos imposible generalizar acerca de los costos del sistema de Recursos Humanos, en parte porque hay una gama y variedad desconcertantes de productos disponibles que usted puede comprar, y en parte porque los programas diferentes proveen partes diferentes del mercado. Algunos sistemas de recursos humanos son muy especializados, y diseñados para tipos particulares de negocios con necesidades específicas de recursos humanos. Otros paquetes de HRMS son centrados en una función particular del equipo de recursos humanos; por ejemplo, hay una plétora de sistema de nómina en el mercado que es profesional, pero no será de ningún uso cuando usted requiere de un nuevo jefe regional de ventas.

Por esta razón, es difícil dar un precio de pauta para el sistema de recursos humanos. Pero en esto, como en tantos otros campos, por supuesto, usted recibe lo que usted paga. Si usted maneja una pequeña empresa, hay pedazos sencillos del sistema de HRMS disponibles por un par de cien dólares, y ellos pueden ayudar con funciones como nómina e información de contacto de empleado, pero ellos serán limitados necesariamente en su alcance y aplicación. Por el otro lado, las compañías más grandes gastan regularmente más de $100.000 en el sistema de recursos humanos hechos a la medida de sus necesidades y requisitos específicos. El punto que debes de tomar en cuenta es que el sistema de recursos humanos debe ser visto como una inversión que cosechará dividendos en función de ahorros en la administración y el desempeño mejorado. ¿Usted no pensara dos veces al tomar un secretario extra por $20.000 un año, así que por qué $10.000 por un paquete de sistema completo de recursos humanos parece de repente prohibido?

9. Sistema de Recursos Humanos para compañías más grandes

Como fue discutido anteriormente, una gran variedad de sistema de recursos humanos está disponible en el mercado de hoy, y la elección suele ser desorientada. Sin embargo, por regla general, mientras más grande su negocio, lo más que usted podría ganar de un paquete completo y fácil de utilizar de HRMS que puede tomar los tipos de funciones administrativas que ha sido discutido en este artículo. Si su sistema de recursos humanos permite acceso rápido y fácil a registros de empleados, información de tiempo y asistencia, y carena cálculo de impuestos, deducciones, y de beneficios de empleado, puede pagar rápidamente por sí mismo. De todos modos, ninguna compañía grande puede arriesgar estar sin un buen sistema de recursos humanos, si desea aprovechar al máximo su capital humana.

Cuando un empleador más grande, usted debe de estar en una mejor posición de buscar lo mejor en soluciones de sistema para sus necesidades de recursos humanos. Demande por los mejor suministradores de sistemas. Haga contrato con un suministrador de sistema, no solamente por el programa mismo, pero también por el entrenamiento y apoyo técnico para conseguir lo más que pueda de su inversión. Asegúrese que usted compre un paquete de sistema de recursos humanos que obedece a sus necesidades, y no al revés. Mire a sus rivales y pregúnteles qué sistemas de recursos humanos ellos utilizan, y si ellos hacen una buena labor. Recuerde el cliché con que abrimos este artículo; la ventaja más valiosa en cualquier negocio son sus personas. Aprovéchelo al máximo.
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