Software de Gestión Mantenimiento

El software de gestión de mantenimiento, incluido el software PM y el software de gestión de activos, puede organizar su departamento de mantenimiento, ahorre una gran cantidad de tiempo y dinero, y haga cada día más fácil, independientemente de la industria...


1. Sinopsis

El software de gestión de mantenimiento puede tener un enorme impacto en su negocio, si usted tiene un departamento de mantenimiento o reparación de equipos. Mediante la programación de mantenimiento preventivo y de seguimiento de órdenes de trabajo y los gastos, usted puede conocer en breve su posición en todo momento.

Ya sea que gestione una flota de vehículos o un departamento lleno de computadoras, el mantenimiento adecuado desde el principio, significa más productividad y menos tiempo de inactividad. El software de mantenimiento le permite organizar la forma en que se realiza el mantenimiento y garantiza la máxima productividad.

El Software de gestión de mantenimiento es fácil de usar y permite a los usuarios presentar sus propias órdenes de trabajo, mientras que los técnicos de mantenimiento pueden obtener órdenes de trabajo que la gestión ha aprobado y enviado por e-mail a ellos. Independientemente de la industria, el software de mantenimiento le ahorrará tiempo y dinero mediante la organización de todo el sistema de mantenimiento.

Los gastos son siempre una preocupación en toda la industria y por el seguimiento de las operaciones de mantenimiento, usted podrá ver de un vistazo cuando el equipo necesita ser reemplazado, en vez de ser reparado una y otra vez. También puede realizar un seguimiento de toda la información sobre sus activos a través del software de gestión de activos, tales como garantías, licencias, marca y modelo, así como cualquier otro dato pertinente.

Los informes pueden ser fácilmente generados en relación con cada uno de los aspectos de su software de mantenimiento, tales como gastos, los empleados, las órdenes de trabajo, inventario, y cualquier otro parámetro pre-definido que considere necesario.

Al emplear el uso de software de gestión de mantenimiento en su empresa u organización, no sólo se harán las tareas necesarias, sino que se hacen de una manera sensible al tiempo y al dinero y le ayudará a sacar el máximo partido de sus activos.

2. Programación de Mantenimiento

El software de gestión de mantenimiento es la forma proactiva de programar el mantenimiento, por lo que incluso las más cotidianas tareas no se pasan por alto, lo que podría provocar reparaciones costosas en el largo plazo. La programación y asignación de mantenimiento de rutina saca el trabajo de conjetura de simplemente estar esperando que todo este funcionando correctamente con los técnicos sobrecargados haciendo lo mejor que pueden, justo a la altura.

Uno de los motivos por lo que los técnicos de mantenimiento están sobrecargados, es que demasiado a menudo se pasan el día apagando incendios cuando surgen situaciones de emergencia, cuando muchas de esas situaciones de emergencia nunca podría haber ocurrido si el mantenimiento de rutina se habría previsto y llevado a cabo. El software de mantenimiento convierte las buenas intenciones en órdenes de trabajo con resultados previstos y fiables.

Los gerentes de mantenimiento y supervisores pueden tomar el control de sus departamentos de mantenimiento con este tipo de software, no sólo a través de la organización que resulta, sino también a través de inevitables ahorros que se producen cuando la maquinaria, los vehículos, las computadoras, y todos los tipos de instrumentos utilizados en el mundo de los negocios son mantenidos apropiadamente.

El mantenimiento programado regularmente, incluso el tipo que sólo requiere una rápida inspección visual, puede ayudar a prevenir grandes bloques de tiempo de inactividad cuando los sistemas deben ser actualizados o mantenidos programando estas tareas durante las horas punta y teniendo los equipos en alto nivel de funcionamiento.

Usted puede maximizar el tiempo que sus técnicos están invirtiendo cuando toda esta en mantenimiento, incluido el mantenimiento preventivo, se ha programado evitando así las horas extraordinarias, evitando la nefasta situación de no tener suficientes técnicos de mantenimiento de servicio en cualquier momento.

3. Órdenes de trabajo

Las ordenes de trabajo y solicitudes de trabajo pueden ser administradas fácil y eficientemente, utilizando el software de gestión de mantenimiento. Este software altamente personalizable, se puede configurar en función de las necesidades de la empresa o industria. Por ejemplo, los empleados pueden presentar las solicitudes de trabajo que deberán ser aprobadas por la gestión y, a continuación, enviadas por correo electrónico al técnico de mantenimiento designado.

El mantenimiento solicitado y realizado puede ser rastreado de vuelta a cada departamento o pieza de equipo o ambos, dependiendo de los parámetros definidos pre-establecidos por el usuario. Las órdenes de trabajo repetidas pueden ser rastreadas y marcadas para alertar a la gestión de problemas particulares con el equipo o prestación de servicios ineficaces.

Los códigos pueden ser implementados dentro de las órdenes de trabajo, si lo desea, para ayudar a rastrear problemas específicos de manera que los aspectos recurrentes, se pueden abordar. Las órdenes de trabajo se pueden imprimir para facilitar la distribución. Los gastos, el tiempo, y otros datos pertinentes pueden ser incluidos en las órdenes de trabajo que vayan a ser importados dentro de otras áreas del software de mantenimiento de, si lo desea.

Las órdenes de trabajo contenidas en el software de gestión del mantenimiento, pueden ser fácilmente investigables por los técnicos de mantenimiento, la fecha, el equipo, la orden de compra u otros parámetros establecidos por la administración.

4. Mantenimiento Preventivo (PM)

Si usted tiene una flota de vehículos o una sala llena de computadoras y equipo relacionado, hay ciertas tareas de mantenimiento preventivo que deben ser completadas en una base regular. El software de gestión de mantenimiento puede crear automáticamente órdenes de trabajo cuando toca el mantenimiento preventivo lo cual puede ayudar a garantizar que estas importantes funciones no se pasen por alto.

El software PM puede ser personalizado y calendarizar el mantenimiento de acuerdo con el kilometraje en el caso de mantenimiento de vehículos o de acuerdo con una programación diaria o semanal para computadoras. Las lecturas de los indicadores también se pueden utilizar para programar el mantenimiento preventivo. Diversos software PM utilizan diferentes parámetros en los cuales programan dependiendo del tipo de equipo o la industria.

Los empleados encargados de mantenimiento preventivo pueden
imprimir la lista de tareas diarias o semanales y una vez que se completa, toma nota de la terminación de hora, fecha y cualquier otro dato pertinente en la base de datos del software PM, fácil de usar. Además, los administradores pueden añadir gráficos o instrucciones paso a paso para las tareas listadas que requieran más información. Esto también puede ser impreso y llevado a los técnicos de mantenimiento. El software PM sostiene a los departamentos de mantenimiento funcionando bien y elimina los descuidos de las operaciones de mantenimiento preventivo mundanas pero esenciales.

5. Software de Gestión de Activos

El software de gestión de activos es un componente integral del software de gestión de mantenimiento. La gestión de activos implica el seguimiento de los elementos fundamentales de los bienes como garantía de información, especificaciones, licencias y contratos, así como cualquier otro dato pertinente. La configuración del software de gestión de activos puede adaptarse a cualquier industria y administrada por los parámetros definidos por el usuario.

Por ejemplo, en un entorno de TI, el software de gestión de activos puede ser configurado para rastrear el uso de software en todas las estaciones de trabajo, así como cualquier otro parámetro definido por el usuario. El rastreo de licencias de software, actualizaciones de software y hardware, el uso de órdenes de trabajo y gastos de reparación por centro de trabajo, departamento o empleado.

El software de gestión de activos puede realizar un seguimiento de las herramientas y vehículos para las industrias que dependen de estos activos en el funcionamiento de la actividad diaria. Por ejemplo, la utilización de este componente de mantenimiento de software puede hacerle saber de un vistazo, quien tiene ciertas herramientas revisadas, por cuánto tiempo, y con qué fin. La misma aplicación va a trabajar para los vehículos. Saber exactamente donde esta cada vehículo y cada empleado en un momento dado por el seguimiento de entregas, el servicio de las llamadas y cosas por el estilo.

El seguimiento de la gestión de activos es diferente al seguimiento de inventario en el que las características específicas de los bienes son observadas dentro de la ventana de seguimiento que permiten al usuario conocer la condición específica de los actuales activos, mientras que el seguimiento de inventario mantiene una cuenta exacta de los actuales activos.

6. Control de Inventario

El software de gestión de mantenimiento le permite tomar el control de la situación de su inventario y evitar tener excedentes en existencia, así como asegurar que tiene todas las piezas que necesita en todo momento. Con el software de mantenimiento, usted puede ver fácilmente una lista de piezas existentes, así como crear una lista de piezas suplentes en caso de que la parte deseada no estén disponibles. También puede generar una lista maestra a partir de la cual ordene e importe la lista de piezas ordenadas a la parte de su software de gestión de activos que rastrea los gastos.

Usted puede ver de un vistazo para cual departamento o cual vehículo o centro de trabajo han sido solicitadas algunas piezas especificas. Además, las órdenes de compra pueden ser generadas automáticamente de acuerdo con una lista pre-definida a fin de que las existencias estén siempre en el nivel deseado.

Con el software de gestión de mantenimiento, usted siempre puede saber donde están las piezas y suministros y reservar las piezas o materiales para trabajos específicos, por lo que no son tomadas inadvertidamente por un nuevo puesto de trabajo a menos que sea aprobado por la administración. Usted puede comprobar fácilmente que el equipo se ha puesto fuera de servicio o está en la tienda de reparación y planificar en consecuencia.

7. Industrias

El software de gestión de mantenimiento es adecuado para cualquier industria que tiene necesidades de mantenimiento o si la empresa no tiene un departamento de mantenimiento. De hecho, muchos dueños de casa usan el software de gestión de mantenimiento para llevar un registro del mantenimiento de vehículos; mantenimiento de aparatos, como cuando cambiar el horno, limpiar los filtros purificadores de aire; las pilas en algunas alarmas de humo y otras y el mantenimiento general del hogar.

El software de gestión de mantenimiento, también se utiliza en operaciones a gran escala, tales como hospitales, distritos escolares, y compañías de transporte. Dado que pueden adaptarse a las industrias y las empresas, una empresa que gestiona una gran flota de vehículos utilizara un tipo diferente de software de gestión de mantenimiento de lo que una empresa que se basa en equipos industriales para la fabricación de mercancías. Sin embargo, este tipo de software se basa en una fundación que trabaja igual de bien, independientemente de la industria.

Las universidades, por ejemplo, tienen una amplia variedad de responsabilidades de mantenimiento, no sólo específicas de un formato industrial. Se deben mantener los edificios, vehículos, equipos e instalaciones utilizando diversos formatos de programación. También deben sustituir los activos en el momento oportuno y así también pueden beneficiarse de los demás aspectos del software de gestión de mantenimiento de activos, tales como el seguimiento y control de inventario.

8. Informes

Este es el componente de software de gestión de mantenimiento que lleva todo junto. La mayoría de software de mantenimiento viene con un conjunto estándar de informes pre-definidos que son genéricos para cualquier industria y, permiten al usuario personalizar los informes específicos para la industria y sus necesidades. Los informes pueden ser generados sobre la base de una variedad de parámetros tales como fecha, el kilometraje, lecturas, o cualquier otra cosa que el usuario desee.

Por ejemplo, una vez que todos los datos pertinentes se han introducido y los gastos han sido rastreados, puede generar informes de gastos por departamento, por vehículo, por empleado, así como los mismos informes de reparaciones, inventario, las órdenes de trabajo abiertas y cerradas, y el mantenimiento realizado.

También puede generar los tipos de informes que le gustaría ver como los gráficos circulares, gráficos de línea, o un formato estricto de hoja de cálculo. Una vez que empiece a generar informes sobre una base regular, usted podrá analizar los datos rápidamente y ver lo que, en su caso, necesita mejorar o cambiar. Usted puede ver fácilmente que cual técnico de mantenimiento esta cerrando la mayoría de las órdenes de trabajo, cuánto tiempo está le esta tomando, así como los equipos que parece que necesitan más reparaciones.

El software de mantenimiento, si es administrado con precisión, puede mostrar exactamente lo que está sucediendo en todos los aspectos del departamento de mantenimiento y guiarlo a tomar las decisiones correctas para lograr la máxima productividad.

9. Gastos de seguimiento

El software de gestión de mantenimiento tiene la capacidad para realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con el mantenimiento y la gestión desde un conjunto diverso de criterios. Por ejemplo, cuando da seguimiento a los gastos de mantenimiento de una flota de vehículos, el software de gestión de mantenimiento puede rastrear y generar informes basados en los parámetros definidos por el usuario, tales como los costes de combustible, gastos de reparación, mantenimiento preventivo gastos, las piezas, y cualquier otro definido por el usuario sobre el terreno.

Los beneficios de usar este tipo de software para realizar un seguimiento de los gastos son numerosos. Alertas PRE-definidas puede poner una bandera a los vehículos que están costando a la empresa más dinero, así como los gastos que están fuera de lo común.

Mediante la aplicación de los gastos de seguimiento como parte del seguimiento al mantenimiento, las deducciones fiscales pueden ser fácilmente relevadas e importadas al programa de contabilidad general en la mayoría de los casos. El ahorro en el tiempo por sí solo, hace de este software, una parte atractiva de cualquier paquete de software de negocios.

El seguimiento a los gastos, de lo que se refiere a mantenimiento, puede ayudar a prevenir el descuido y el robo también. Por ejemplo, en el caso del seguimiento al mantenimiento de los vehículos, si de repente un vehículo empieza a costar a la empresa mucho mas dinero que en el pasado, puede ser marcado con facilidad y evaluados. Si con un vistazo a la lectura del odómetro a continuación, pide una investigación más a fondo, puede determinarse rápidamente si por ejemplo, un vendedor ha ampliado un territorio, o si no hay razón aparente para el kilometraje extra y el consiguiente gasto.

Debido a que la mayoría de administradores y supervisores ocupados, simplemente no tienen tiempo para evaluar cada recibo y transacción, el seguimiento a los gastos de mantenimiento sólo tiene un buen sentido.
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