Tiempo y Asistencia

Cuando una empresa rastrea el tiempo y la atención de sus empleados, esto lleva a un mayor control de su empresa y la rendición de cuentas. Las ventajas son infinitas, como la última tecnología proporciona el más alto nivel de seguridad contra el fraude o falsificación.


1. Soluciones rentables para el seguimiento de los horarios

El tiempo se ha convertido en el equivalente de dinero para la mayoría de profesionales en el mundo de los negocios. Por lo tanto, si una empresa puede ahorrar tiempo se puede ahorrar dinero. Este es el aumento de los beneficios de la estrategia utilizada por la mayoría de las empresas en operación el día de hoy. Con el fin de ahorrar tiempo, los empleadores tienen que aplicar los medios para realizar el seguimiento al horario de los empleados. Las empresas se centran en el seguimiento del tiempo de sus empleados y la asistencia electrónicamente. Software diseñado para el rastreo del tiempo que es capaz de ahorrar a una empresa millones de dólares. El software es capaz de lograr esto mediante la reducción de "compañero marcando tarjeta", un acto fraudulento donde una persona marca el reloj de tiempo para una persona que no está trabajando actualmente. Software de seguimiento de tiempo también fin a la manipulación de la nómina de sueldos y de horarios.

Hay cuatro nuevas opciones avanzadas para realizar un seguimiento de los horarios y la asistencia. Estas formas principales son: la proximidad de lectores de tarjeta, la etiqueta de código de barras de lectores de tarjeta, lectores biométricos y los lectores de tarjetas de banda magnética. Cada una de estas nuevas formas de tecnología permite a las empresas ser más eficientes mediante en la gestión del tiempo.

Un lector de insignia leerá magnéticamente la insignia de los empleados señalando el momento de su llegada, el momento de su partida, y su almuerzo si ellos se cronometran afuera. Se trata de una manera menos costosa para realizar un seguimiento de los horarios y la asistencia. Un chip de radiofrecuencia está incorporado en las tarjetas de proximidad que permite usarlas por conveniencia.

El portador de una tarjeta de proximidad sólo tiene que venir dentro de los seis pulgadas de la tarjeta de para la lectura del tiempo que se observó. Los lectores de tarjeta de código de barras hacen precisamente lo que se describe. En una tarjeta de identificación del empleado habrá un código de barras que el lector de códigos de barras escanea el sistema automatizado y señala el tiempo del empleado. La biometría lee la composición geométrica de la mano, dedo de la mano, o el iris del ojo. Estos dispositivos son más costosos, pero la cantidad de dinero ahorrado aumenta considerablemente.

2. Soluciones a los Problemas de Asistencia

En relativamente pequeñas organizaciones mucho tiempo se pierde a través de la conversión de las horas de trabajo en pago. Muchas veces los empleados de una pequeña empresa son responsables de la gestión de sus propias horas, con o sin las ventajas de un reloj de tiempo. Hacia el final de un período de pago los empleados esperan sumar el número de horas que han trabajado. Las horas que deben pasar a la nómina departamento, supervisor o contables. Muchos empleados mantienen sus horarios con precisión y honestidad.

Sin embargo, esto permite la posibilidad de manipulación de tiempo que podría costar a una pequeña empresa un montón de dinero. Muchas veces los empleados no se dan cuenta de que incluso escribió mal el tiempo, muchas veces esto no es más que un simple error humano. Cuando una persona llega primero en el trabajo se centran en las tareas antes de hacer eso, y después ellos cuando se están yendo suelen estar cansado. Esto permite un error hacer errores con facilidad. Estos errores se suman y la empresa pierde sobre los beneficios.

Hay medidas que se pueden tomar para prevenir estos errores. Las pequeñas empresas pueden emplear el software de gestión de tiempo. Esto permite a los propietarios de empresas realizar el seguimiento manual del tiempo empleado, en lugar de los empleados hagan su propio seguimiento de tiempo. Con este sistema, los errores se evitan rápidamente. Las empresas pueden también desear instalar los relojes electrónicos de tiempo para que sus empleados cuando ellos lleguen o se vayan. Esto una labor manual fuera de la gestión del tiempo. Cualquiera que sea la solución que la empresa decida, ambos están diseñados para ahorrar a la empresa tiempo y dinero valiosos.

3. Gestión de tiempo en línea

La gestión del tiempo en línea es un sistema fácil de instalar que permite a una empresa realizar un seguimiento de los horarios y la asistencia mediante el uso de un navegador Web. Con el software en línea el tiempo del empleado se pueden introducir desde prácticamente cualquier computadora y en cualquier lugar, a cualquier hora del día. Lo único que necesita es un navegador Web y conexión a Internet. Hay muchos tipos diferentes de software en línea para elegir, como, hojas de tiempo en línea, un reloj de tiempo en línea, una ranura para la lectura, y un sistema biométrico. Cada uno de estos sistemas de seguimiento de tiempo se ha diseñado para registrar con exactitud el tiempo de un empleado. Esto permite a la empresa comenzar a ahorrar dinero casi inmediatamente posterior a la instalación. Al utilizar cualquier sistema en línea para el tiempo empleado puede ser revisado antes de que el horario comience. Esto reduce los errores.

Los beneficios de un sistema en línea incluyen: el seguimiento de los empleados ausentes, la posibilidad de aprobar tiempo libre y tiempo personal, una concentración del tiempo aprobado, y las ventajas de la recepción de informes que permiten analizar con precisión administrar los horarios y asistencia de los trabajadores. El sistema le notificará a un gerente de cualquier tiempo perdido o la asistencia a través de informes por correo electrónico. Esto se traduce en menos llamadas a los departamentos de nómina. En el informe se informa a un administrador de las horas extraordinarias, los turnos de deferencia y de las variaciones en la tasa de salarios. Esto permite que el tiempo sea reconocido y resuelto.

4. Uso de horario en línea

La práctica de utilizar un horario en línea, se puede hacer con un solo clic, para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Los gerentes de empresas son capaces de comprobar el estado de los horarios a través de su e-mail, que permite una mayor rendición de cuentas. Un pesebre es fácil de visualizar y bien aprobar, rechazar, o causar en los horarios para ser puestos en espera. La ventaja de un horario en línea es que las hojas múltiples pueden presentarse al mismo tiempo. De esta manera el administrador de los negocios no tiene que presentar minuciosamente cada una de las hojas a mano. Este sistema permite a un administrador editar los horarios del empleado con mayor precisión, por lo tanto, mejorar el mantenimiento de contabilidad. Asimismo, la ubicación de todos los empleados, es la información conveniente y ahorra tiempo de administración, dando más tiempo a los administradores para centrarse en otras cuestiones de negocios. Cuando se utiliza un horario en línea la empresa se beneficia de la subida de los niveles de productividad y el aumento de los ingresos.

5. Un sistema biométrico

Más de diez mil laboratorios de investigación, bancos de sangre, hogares de cuidado diario, las fábricas, los cajeros automáticos, salas de ordenadores, las instituciones militares, y las bóvedas están utilizando la última tecnología en el seguimiento de horarios y asistencia, denominado sistemas biométricos. Estos dispositivos biométricos escanear un empleado de comportamiento singular o de características fisiológicas. Los Biométricos se utilizan cada vez más en aumento, ya que ofrecen a las empresas el más alto nivel de seguridad. Durante varios años, las únicas empresas que emplean tecnología biométrica fueron militares y las instituciones gubernamentales. La disminución en el precio de productos biométricos permite que más y más empresas aprovechen esta oportunidad de crecimiento. La tecnología biométrica es el líder en el fraude, error humano, y prevención seguridad. Esto se esta convirtiendo en la manera más popular de una empresa para realizar un seguimiento de los horarios y la asistencia.

El tiempo y la asistencia del empleado se realizan a través de la lectura automática de la retina, el iris, las huellas dactilares, o la firma del empleado. Este tipo de mediciones son inalterables por los empleados. Ahora, la tecnología biométrica ha creado también los dispositivos que leen la voz de una persona, la dinámica de golpe de teclado, o la firma. Características de comportamiento tienden a cambiar en un período de tiempo, por lo que las máquinas biométricas deben actualizarse cada vez que está en uso. La base del comportamiento en productos biométricos son relativamente menos caras que las máquinas basadas en lo fisiológico.

6. Ventajas de la tecnología biométrica

Existen muchas ventajas para el uso de tecnología biométrica en la aplicación de la gestión del tiempo. Allí no se olvidan las contraseñas, números de pin robado, perdida de tarjetas. Esto ahorra dinero a las empresas en los costos de reemplazo. Los productos biométricos Plus ofrecen el más alto nivel de seguridad. La positiva identificación identifica a la persona, no el nombre o insignia horarios. Es imposible para un empleado cometer fraude o falsificación cuando se utiliza el sistema biométrico de registro de horarios y asistencia. Es no intrusiva, móviles y sirve como una "clave" que no puede ser coaccionado ni transferirse. Estas son las principales razones por las que un producto biométrico, la tecnología del futuro, se está convirtiendo en la tecnología de hoy en día.

7. Registradores electrónicos de tiempo

Los registradores electrónicos de tiempo se utilizan para gestionar los horarios y la asistencia a través de un dispositivo eléctrico por lo general adjunto a una pared en algún lugar de la oficina o negocio. Hay registradores electrónicos de tiempo específicos, que se han diseñado para las pequeñas empresas. Estas grabadoras permiten a las empresas estar al día con sus esenciales horarios de mantenimiento de las necesidades. Los registradores electrónicos más pequeños permiten a las empresas es la manera más rentable para un tiempo récord de puestos de trabajo y el documento de seguimiento y de la nómina. Algunos de los modelos de grabadora de tiempo electrónico emplean la tecnología de la NASA, ya que se hacen para sincronizar con el Instituto Nacional de Normas y Tecnología del reloj atómico. Esto permite a la grabadora ajustarse automáticamente al horario de verano. Algunos registradores de tiempo usan tarjetas que perforan automáticamente la época, dentro o fuera, en la tarjeta de tiempo del empleado. En la compra de un registrador de tiempo electrónico una empresa más pequeña es capaz de usar el arte de la gestión del tiempo de manera eficaz para aumentar sus márgenes de beneficios. Esto permite a las pequeñas empresas crecer como las grandes empresas.

8. La implementación de aplicaciones para el seguimiento del tiempo

Una pesadilla se crea cuando alguien tiene la tarea manualmente de registrar y seguir la pista de tiempo y de la atención horas a miles de empleados. Cualquiera de los productos mencionados más arriba puede hacer este trabajo un centenar de veces más fácil. Sin esta tecnología las grandes empresas podrían perder millones a través de escritos a mano de horarios o " marcaciones de amigo”. Además una empresa no es capaz de realizar el seguimiento de un empleado de manera eficiente en la tardanza o ausentismo. Un software de Asistencia y tecnología biométrica borra el fraude, reducir el despilfarro de tiempo y proporcionar un uso más eficaz de los recursos humanos y departamentos financieros.

Algunas empresas han puesto en marcha un sistema de seguimiento que aplica dos o más tecnologías de tiempo de seguimiento. Estas empresas suelen combinar un escáner biométrico con lector de código de barras. La forma en que esto funciona es que una persona debe insertar su credencial de identificación y, a continuación, inserta dos dedos en el dispositivo biométrico. El dispositivo lee su único tipo de verticilos y las crestas de sus dedos. La empresa es la primera base de datos activada con el arrastre de la credencial de identificación y, a continuación, el tiempo del empleado se registra a través de la lectura de datos biométricos. Si un empleado pasa de un lugar de trabajo a otro, será fácil para ellos tener la entrada y salida, siempre y cuando cada sitio está equipado con el mismo sistema. Esto permite que un empleador realice un seguimiento de los empleados que se envían fuera de la oficina a trabajar. Algunos sistemas son tan avanzados que si un empleado no se presente en un sitio en particular ese día el sistema notificará a la persona encargada por vía e-mail.

Las empresas que contratan trabajadores temporales también pueden utilizar este software de verificación de asistencia. Para utilizar este tipo de tecnología de la información del empleado de carácter temporal debe ser puesto en el software y luego removido cuando el empleado termina su plazo de trabajo. Los datos de la nómina ya no tiene que ser introducido manualmente y un empleador no tiene que localizar manualmente un empleado. El sistema funciona bien con la mayoría de los recursos humanos y de nómina de software. Las ventajas son innumerables y también lo son los ahorros.

9. El arte de gestión de tiempo

No sólo es necesario emplear los dispositivos adecuados para realizar un seguimiento de tiempo, pero las prácticas de manejo del tiempo también deben utilizarse para llevar un registro de tiempo y asistencia. Al seguir un simple y fácil manejo del tiempo un empleador ahorrara aún más tiempo y dinero. Es muy importante saber la diferencia entre " tiempo sentido" y "tiempo de reloj". "tiempo sentido" se incluyen los efectos sobre su salud y la productividad en relación con el pico de experiencias. Una vez que usted entiende el concepto de "tiempo sentido" usted es capaz de transformar su tiempo de ocio en un plano de la temporalidad. Esto quita el "sentido" de presión de los plazos y permite que un trabajador trabaje más eficientemente. Otro factor a recordar es a aumentar su nivel de absorción en cada una de las actividades que usted realiza. No vea el reloj, póngase en un cien por ciento en el proyecto en mano. Complete una visión general de su tiempo utilizado y asegúrese de que se utilizó el tiempo de manera eficaz. Todas estas sugerencias de la administración del tiempo pueden conducir a la disminución de los niveles de estrés y el aumento de los niveles de productividad. Sea cual sea la práctica de la gestión del tiempo que utilice, si se trata de los dispositivos electrónicos, o productos en línea o biométricos de horarios sólo debe recordar todas sus opciones. Ahí una opción definitivamente ahí para satisfacer todas sus necesidades de negocios.
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